Leraren/docenten, begeleiders

Tot 16 jaar hebben ouders inzagerecht in alle gegevens van de student, daarna beslist de student zelf over een aantal zaken (b.v. medisch).

Vanaf 16 jaar beslist de student deels zelf welke informatie met de ouders/vertegenwoordigers wordt gedeeld. Betrek de student hierbij.

Gebruik een BSN alleen in communicatie met de overheid. Deel alleen informatie met een bewindvoerder als de student toestemming geeft.

Deel alleen gegevens die een leerplichtambtenaar nodig heeft voor de wettelijke taak en controleer de identiteit van de ambtenaar.

Studentgegevens verstrek je alleen aan een andere school in het kader van passend onderwijs of warme overdracht bij toestemming.

Informatie delen met Jeugdzorg is soms wenselijk en toegestaan. Overleg met je privacy officer en houd het feitelijk.

Bespreek samen met de jurist en eventueel de privacy officer wat de beste manier is om de politie te beantwoorden en geef nooit zomaar info.

Een digitaal doorstroomdossier deel je alleen met toestemming van de student (of ouders/wettelijk vertegenwoordigers).

Toestemming vragen betekent dat je een paar dingen moet uitleggen, zodat de ander goed geïnformeerd en vrij kan beslissen 'ja' of 'nee'. Daarvoor moet je aangeven wat het doel is van de foto, wie deze te zien krijgen en met welk doel. Praktisch kun je voor eenmalige gebruik gewoon vooraf uitleggen waarom foto's gemaakt worden, toestemming vragen en benadrukken dat iedereen zich vrij mag voelen om te kunnen weigeren. Je houdt rekening met wil niet op de foto wil en zo hoef je niet de toestemming schriftelijk bij te houden (check altijd wat het beleid van je organisatie hierover zegt)....

Antwoord Je kunt niet in alle situaties in een keer toestemming geven voor al het beeldmateriaal dat tijdens een schooljaar wordt gemaakt. Dat hangt af van wie de toestemming geeft: Ouders/wettelijk vertegenwoordigers van minderjarigen tot 16 jaar kunnen in één handeling toestemming geven voor al het materiaal. Het is wel beter om ze keuzes voor te leggen (in deze situatie wel, in die situatie niet). Vanaf het moment dat studenten zelf mogen beslissen (vanaf 16 jaar) ligt dit anders. Je kunt hier beter per keer om toestemming vragen omdat de toestemming geïnformeerd moet worden gegeven en aantoonbaar moet zijn. Tips...

Of je ook met mondelinge toestemming kan werken, hangt erg af van de afspraken binnen de onderwijsinstelling.

Als je studenten moet identificeren, kun je daarvoor een lijst met pasfoto's meegeven aan begeleiders, vergelijk de aanwezigheidsregistratie.