Voor onze systemen is het lastig steeds naamswijzigingen door te voeren. Kunnen we niet gewoon steeds de geboortenaam gebruiken?

Toelichting

Organisaties koppelen vaak allerlei systemen met elkaar om de juiste informatie te tonen. De toegang tot die systemen wordt meestal verleend aan een account dat is gecreëerd op basis van de achternaam van een medewerker. De achternaam is namelijk nodig om het gebruikersbeheer te kunnen automatiseren. Aanpassing van deze accountnaam grijpt vaak diep in de systemen in. Maar namen wijzigen regelmatig (bijvoorbeeld door een echtscheiding). Dat resulteert in een spagaat tussen de wens van de medewerker en de belangen van de organisatie.

Naamgevingsconventies
Het verwerken van de achternamen van medewerkers (zowel geboortenamen als partnernamen) in de systemen geldt als een verwerking van persoonsgegevens onder de AVG. Vanuit die wetgeving is het belangrijk dat die gegevens juist zijn. Daarom zijn goede naamgevingsconventies nodig. Het liefst stel je die vast in overleg met je medezeggenschapsraad. Overigens kunnen in veel systemen diacritische tekens niet worden verwerkt. Het correct tonen van iedere naam is daarmee sowieso onmogelijk.

De vraag gaat eigenlijk over het verschil in wat de techniek wil, wat de organisatie nodig heeft en wat er in dagelijkse leven belangrijk is.

Vier belangrijke punten die samenkomen:

• De medewerker wil met de juiste naam worden aangesproken (en daar ook recht op heeft volgens de wet) en de organisatie wil een eenduidige, voorspelbare presentatie van medewerkers als contactpersoon naar buiten toe.
• De techniek die een bepaalde oplossing vereist voor het omgaan met accounts in een ingewikkeld ICT-landschap. De oplossing moet gestandaardiseerd zijn en zoveel mogelijk geautomatiseerd werken en blijven werken in de gekoppelde applicaties. Daar zijn afspraken voor nodig.
• De HR-afdeling moet eenvoudig de juiste personeelsgegevens in de administratie kunnen vinden. Daar zijn afspraken voor nodig e
• Het BSN als uniek nummer mag niet als basis voor een uniek ID in het ICT-landschap worden gebruik. Een werkgever mag het BSN alleen verwerken voor uitwisseling van loongegeven met de belastingsdienst.

Het is dus belangrijk om overeenstemming te hebben over de keuzes in gebruik van iemands achternaam om tot een gestandaardiseerde en eenduidige manier van naamgeving te komen. Tegelijkertijd moet dit een manier zijn die tot een unieke gebruiker leidt, zonder het BSN te gebruiken.

Antwoord

Aangezien de officiële geboortenaam vrijwel nooit wijzigt, is het een logische keuze om die naam als basis te gebruiken in de systemen. Tegelijkertijd is het van belang dat je inspeelt op de wensen van je medewerkers als hun naam wijzigt door bijvoorbeeld een huwelijk of echtscheiding.

De medewerker kiest zelf

Medewerkers kunnen ervoor kiezen de achternaam van hun partner te gebruiken. De organisatie kan hen niet verplichten hun de geboortenaam te gebruiken in de zakelijke contacten. Daar moet dus een oplossing voor gevonden worden. Vaak is een alias voor de systemen (zoals e-mail) wel mogelijk, maar de unieke identifier ( inlognaam en eerste e-mailadres) zijn technisch vaak niet of lastig aanpasbaar.

Naamvoorkeur via HR aangeven

In de ideale situatie laat je je gebruikers een naamvoorkeur opgeven in het HR-systeem. Als een organisatie Microsoft gebruikt, kun je ervoor kiezen om in de User Principal Name (UPN) de geboortenaam te gebruiken, maar voor de weergavenaam de voorkeursnaam van de gebruiker te gebruiken. Zo voorkom je technisch lastige naamswijzigingen bij trouwen of scheiden, maar je speelt wel in op de individuele wensen van de medewerkers.

Samen met de medewerker een goede oplossing kiezen

In andere situaties is het vooral zaak om na te gaan hoe ernstig de gevolgen daadwerkelijk zijn als de voorkeursnaam niet gebruikt kan worden. De vraag hier draait om de privacyinbreuk van de medewerker versus het gerechtvaardigd belang van de organisatie. De organisatie wil geen werkwijze die zo ingrijpend is dat de systemen niet meer goed kunnen functioneren of dat de organisatie hier in verhouding zeer hoge kosten voor moet maken. Daarvoor moet de organisatie kunnen beargumenteren dat het niet redelijk is om van de organisatie te vragen om de juistheid in het gebruik van de vooorkeursachternaam te garanderen. Het is dan ook zaak om hierover in gesprek te gaan met de medewerkers en ervoor te zorgen dat je in uitzonderingsgevallen toch met een goede oplossing kunt komen.

Regel het voor de uitzonderingen

Zorg er in ieder geval voor dat je uitzonderingen kunt doorvoeren, ook al kost dat in verhouding veel tijd. De uitzondering is bijvoorbeeld dat een voornaam of achternaam wijzigt na de toekenning van een verzoek tot naamswijziging via een juridische procedure.