Onderwijsinstellingen moeten op basis van wetgeving (zoals WEB en WHW) vastleggen hoe en op welke termijn hun studenten kunnis kunnen nemen van vragen, opdrachten en gehanteerde normen (examenreglement). Hierin kunnen ook zaken zijn geregeld zoals inzagerecht in verband met bezwaartermijnen. Binnen die termijn kan een student controleren op basis waarvan een tentamen of examen niet is behaald en eventueel bezwaar maken tegen de uitkomst.
Examenreglementen bevatten dikwijls bepalingen met betrekking tot inzage. Deze bepalingen zijn vaak strikter dan het inzagerecht op grond van de AVG. In een examenreglement kunnen weliswaar voorwaarden kunnen worden gesteld aan bijvoorbeeld de bezwaartermijn tegen een behaalde score of het maximaal aantal herkansingen, maar het inzagerecht volgens de AVG geldt onverminderd. Onderwijsinstellingen kunnen daarom hun examenreglementen en het recht op inzage in de examens het beste in overeenstemming brengen met het inzagerecht uit de AVG.
Valkuil
De valkuil is dat een examencommissie bepaalt dat een student geen inzage krijgt als de termijn uit het examenreglement is verstreken. Maar het inzagerecht dat je hebt op grond van de AVG kan niet worden ingeperkt door bepalingen in een examenreglement. De instelling kan geen eigen voorwaarden verbinden aan het inzagerecht. Dat is ook zo als een student een inzageverzoek buiten de vastgestelde bezwaartermijn doet of bijvoorbeeld een voldoende heeft gehaald. Betrokkenen hoeven geen reden aan te geven voor het inzageverzoek.
Jurisprudentie
Uit de uitspraak van HvJ EU d.d. 20-12-2017 blijkt dat het inzagerecht onverminderd geldt voor een examen. Examens, inclusief de opmerkingen van de examinator bij de door de betrokkene gegeven antwoorden, moeten worden beschouwd als persoonsgegevens zoals gedefinieerd in artikel 4 sub 1 van de AVG en dat het recht op het verkrijgen van inzage daarin in de AVG niet afhankelijk is gesteld van een bij verzoeker aanwezig feitelijk belang bij het gevraagde.
Wel antwoorden, meestal niet de vraagstelling
Een inzageverzoek hoeft niet te betekenen dat er inzage in de vraagstelling wordt gegeven. Bijvoorbeeld bij gesloten vraagstelling (meerkeuze) is het voldoende het antwoordmodel (de "schrapkaart") en de gegeven antwoorden te verstrekken. Bij examens waarbij de (open) vraagstelling van belang is om het gegeven antwoord en de beoordeling daarvan te kunnen controleren(zoals open vragen), kan ook inzage in de vraagstelling noodzakelijk zijn. Je kunt daarnaast denken aan de cesuur en het boordelingsformulier, zodat de student kan controleren of het resultaat klopt.
Kopieën?
In de rechterlijke uitspraak van 02-05-2019 ECLI:NL:RBDHA:2019:5110[1] is bovendien het verzoek om kopieën van examens te verstrekken toegewezen.
In de uitspraak van het HvJ EU is overigens gesteld dat het recht om een kopie van de persoonsgegevens te ontvangen, geen afbreuk mag doen aan de rechten en vrijheden van anderen; daarin moet een weloverwogen afweging worden gemaakt. Voor het verstrekken van kopieën van gemaakte examens moet dus een afweging worden gemaakt. Verder kan de betrokkene aan de AVG niet het recht ontlenen om een kopie van het originele document of bestand te krijgen met de gegevens, voor zover daaraan kan worden voldaan met een andere vorm van verstrekking.
Dat kan een uitkomst zijn, want het is immers onwenselijk dat je bijvoorbeeld nieuwe tentamenvragen en antwoordmodellen moet maken vanwege het verstrekken van een kopie. Een kopie verstrekken is makkelijk en transparant, maar geen vereiste. Afhankelijk van de afwegingen kunnen voorwaarden worden gesteld aan de wijze van inzage (bijvoorbeeld inzage onder begeleiding, fotograferen is niet toegestaan).
De examenaanbieder
Werk je als organisatie met externe aanbieders van examens - zij zijn doorgaans verwerker - dan is het van belang om een goede procedure voor inzage af te spreken.
Door dit onderling goed met elkaar af stemmen, kun je invulling aan het inzagerecht geven die acceptabel is zowel voor rechten van betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke als de aanbieder zelf. Hierbij moeten overigens geen hoge drempels zijn (door te eisen dat de verzoeker naar de locatie van de aanbieder reist). Een mogelijkheid is bijvoorbeeld om de inzage op locatie van de instelling te regelen en met de student samen de informatie te bekijken. Zo kan de student ook vragen stellen en kun je wellicht voorkomen dat er daadwerkelijk kopieën moeten worden verstrekt.
Relevantie informatie
- Nowak-arrest - EU Hof van Justitie, 2017
- 'Examenresultaten zijn ook persoonsgegevens' - Dafne de Boer, 2018
- 'De reikwijdte van het recht' - Ton Lamers in 'Examens', september 2019
- 'Inzage in examengegevens' - Iris Hoen, 2019
- ECLI:NL:RBNHO:2019:4283 - Recht op een kopie, Rechtbank Noord-Holland, 2019
- ECLI:NL:RBDHA:2025:6151 - Recht op een kopie, Rechtbank Den Haag, 2025