Mogen we foto's gebruiken waarop studenten herkenbaar in beeld zijn?

Een foto met een herkenbaar persoon is niet altijd een bijzonder persoonsgegeven. Dat is alleen in bepaalde situaties het geval.

De wet vereist dat de toestemming aantoonbaar is, waardoor schriftelijk vastleggen juridisch gezien wenselijk is. Lees hier hoe dat kan.

De gegeven toestemming blijft juridisch gezien geldig. Maar, nadat toestemming is ingetrokken, mogen we de gegevens niet meer verder gebruiken. Formeel gezien kun je een foto bijvoorbeeld op de sociale media laten staan, maar het is natuurlijk wel netjes als je de foto toch verwijdert. Gaat het om spannende zaken zoals een billboard-reclame? Zorg dan voor een quitclaim. Vraag na bij je privacy officer of bij de afdeling die over marketing en communicatie gaat.

Alleen als het gaat om een evenement waarbij het moeilijk is om te herleiden wie er op de foto's staan, kan dat zonder toestemming. Maar, in het algemeen is dat bij een excursie of evenement waar een klas aan deelneemt niet het geval. Als je weet om welke klas van welke onderwijsinstelling het gaat, is al snel te achterhalen wie er op de foto staan. Zorg er dus voor dat je met je studenten bespreekt wie er wel en wie er niet op de foto wil met als doel plaatsing op de socials. Zorg er ook voor dat je een...

Toestemming vragen betekent dat je een paar dingen moet uitleggen, zodat de ander goed geïnformeerd en vrij kan beslissen 'ja' of 'nee'. Daarvoor moet je aangeven wat het doel is van de foto, wie deze te zien krijgen en met welk doel. Praktisch kun je voor eenmalige gebruik gewoon vooraf uitleggen waarom foto's gemaakt worden, toestemming vragen en benadrukken dat iedereen zich vrij mag voelen om te kunnen weigeren. Je houdt rekening met wil niet op de foto wil en zo hoef je niet de toestemming schriftelijk bij te houden (check altijd wat het beleid van je organisatie hierover zegt)....

Het is de vraag of je ineens toestemming kunt geven voor alle beeldmateriaal gedurende een schooljaar. Voor ouders ligt dat anders dan voor studenten vanaf het moment dat ze zelf mogen beslissen (16 jaar). Een best practise is situationeel te werken met toestemming en dus per keer vraagt wat de ander wil. Soms kan het mondeling.* Het is overigens niet altijd nodig om toestemming te vragen voor het maken van beelden, maar het is wel goed om zoveel mogelijk rekening te houden met de wensen van anderen. *De mogelijkheden voor het werken met mondelinge toestemming hangen sterk samen met de...

Dit hangt erg af van de afspraken binnen de onderwijsinstelling. De vuistregel is dat toestemming aantoonbaar moet zijn. Als je een goed proces inricht en je aan de afspraken houdt, dan kan dat in principe ook mondeling zijn*. Dat is niet altijd verstandig, maar in sommige situaties kan het een goede oplossing zijn. Overleg altijd met je privacy officer. Toestemming vragen kan bijvoorbeeld zo: geen toestemming nodigeenmalig gebruik (intern en extern)niet intrekbaar--> zoals overzichtsfoto's van evenement, niet snel herkenbaar (mondelinge) toestemming nodig*eenmalig gebruik (intern)intrekbaar--> zoals portaal, digitale nieuwsbrief (schriftelijke) toestemming nodigeenmalig gebruik (extern)intrekbaar--> zoals een digitaal magazine, sociale media, Facebook...

Ja, dat mag als dag nodig is zodat begeleiders de studenten kunnen herkennen/identificeren. Vergelijk dit bijvoorbeeld met de aanwezigheidsregistratie; ook daarvoor moet je de personen kunnen identificeren. Vertel dit wel aan de studenten van tevoren, zodat het niet als een verrassing komt. Maak afspraken met de begeleiders dat ze het geprinte materiaal met de foto's na gebruik inleveren of vernietigen.