Voor onze systemen is het lastig steeds naamswijzigingen door te voeren. Kunnen we niet gewoon steeds de geboortenaam gebruiken?

Inleiding

Organisaties koppelen vaak allerlei systemen met elkaar om de juiste informatie te tonen. De toegang wordt meestal verleend aan een account dat is gecreëerd op basis van de achternaam van een medewerker. De achternaam is nodig om het gebruikersbeheer te kunnen automatiseren. Aangezien de officiële geboortenaam vrijwel nooit wijzigt, is het een heel logische keuze om die naam als basis te gebruiken in de systemen. Tegelijkertijd is het van belang dat je inspeelt op de wensen van je medewerkers als hun naam wijzigt door bijvoorbeeld een huwelijk of echtscheiding. Maar namen wijzigen regelmatig en dat resulteert in een spagaat tussen de wens van de medewerker en de belangen van de organisatie.

Naamgevingsconventies
Het verwerken van de achternamen van medewerkers (zowel geboortenamen als partnernamen) in de systemen geldt als een verwerking van persoonsgegevens onder de AVG. Vanuit die wetgeving is het belangrijk dat die gegevens juist zijn. Daarom zijn goede naamgevingsconventies nodig. Het liefst stel je die vast in overleg met je medezeggenschapsraad. Overigens kunnen in veel systemen diacritische tekens niet worden verwerkt. Het correct tonen van iedere naam is daarmee sowieso onmogelijk.

De vraag gaat eigenlijk over het verschil in wat de techniek wil, wat de organisatie nodig heeft en wat er in dagelijkse leven belangrijk is.

Vier belangrijke punten die samenkomen:

• de medewerker die met de juiste naam wil worden aangesproken (en daar ook recht op heeft volgens de wet)
• de techniek die een bepaalde oplossing vereist voor het omgaan met accounts in een ingewikkeld ICT-landschap die gestandaardiseerd is en zoveel mogelijk geautomatiseerd werkt en blijft werken in afnemende applicaties, daar zijn afspraken voor nodig
• HR moet eenvoudig de juiste personeelsgegevens in de administratie kunnen vinden, daar zijn afspraken voor nodig en als organisatie wil je een eenduidige, voorspelbare presentatie naar buiten toe
• Het BSN als uniek nummer mag niet als basis voor een uniek ID in het ICT-landschap worden gebruikt (een werkgever mag het BSN alleen verwerken voor uitwisseling van loongegeven met de belastingsdienst).

Het is dus belangrijk om overeenstemming te hebben over de keuzes in gebruik van iemands achternaam om tot een gestandaardiseerde en eenduidige manier van naamgeving te komen. Tegelijkertijd moet dit een manier zijn die tot een unieke gebruiker leidt, zonder het BSN te gebruiken.

Antwoord

De medewerker kiest zelf
In ieder geval kan de organisatie medewerkers niet verplichten in hun contacten specifiek de geboortenaam te gebruiken. Daar moet dus een oplossing voor gevonden worden. Vaak is een alias voor de systemen (zoals e-mail) wel mogelijk, maar de unieke identifier ( inlognaam en eerste e-mailadres) zijn technisch vaak niet mogelijk of lastig aanpasbaar.

Naamvoorkeur
In de ideale situatie laat je je gebruikers een naamvoorkeur opgeven in het HR-systeem. Als een organisatie Microsoft gebruikt, kun je ervoor kiezen om in de User Principal Name (UPN) de geboortenaam te gebruiken, maar voor de weergavenaam de voorkeursnaam van de gebruiker te gebruiken. Zo voorkom je technisch lastige naamswijzigingen bij trouwen of scheiden, maar je speelt wel in op de individuele wensen van de medewerkers.

Samen met de medewerker een goede oplossing kiezen
In andere situaties is het vooral zaak om na te gaan hoe ernstig de gevolgen daadwerkelijk zijn als de voorkeursnaam niet gebruikt kan worden. De vraag hier draait om de privacyinbreuk van de medewerker versus het gerechtvaardigd belang van de organisatie om geen werkwijze te hoeven hanteren die dusdanig ingrijpend zijn dat de systemen niet meer goed kunnen functioneren of dat de organisatie hier in verhouding zeer hoge kosten voor moet maken. In zo'n geval moet de organisatie kunnen beargumenteren dat het niet redelijk is om van de organisatie te vragen om de juistheid in het gebruik van de vooorkeursachternaam te garanderen. Het is dan ook zaak om hierover in gesprek te gaan met de medewerkers en ervoor te zorgen dat je in uitzonderingsgevallen toch met een goede oplossing kunt komen.

Zorg er in ieder geval voor dat je uitzonderingen kunt doorvoeren, ook al kost in verhouding veel tijd. Dit kan nodig zijn als bijvoorbeeld als een voornaam of achternaam na een verzoek via een juridische procedure wijzigt.