Wat is een best practice voor het vastleggen van toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal met iemand herkenbaar in beeld?
Toelichting
Tijdens een schooljaar zij er veel activiteiten en evenementen waarbij foto’s en filmpjes worden gemaakt (door medewerkers, fotografen en andere natuurlijke personen). Binnen de AVG is geregeld dat een organisatie voor het gebruik van foto’s en video’s een wettelijke grondslag nodig heeft. Denk bijvoorbeeld aan toestemming van mensen die herkenbaar in beeld zijn, of als materiaal nodig is om een overeenkomst uit te voeren (zoals bij een theateropleiding).
De wet vereist dat de toestemming aantoonbaar is, waardoor schriftelijk vastleggen juridisch gezien wenselijk is. Maar in sommige situaties is werkt het vragen om schriftelijke toestemming onhandig of het zelfs onwerkbaar door administratieve rompslomp. Toch wil je wel graag beeldmateriaal hebben voor onder meer interne communicatie en externe promotie.
Antwoord
De volgende werkwijze kan uitkomst bieden, mits jouw organisatie met mondelinge toestemming wil werken. Je hoeft volgens deze werkwijze pas schriftelijk toestemming te vragen bij externe uitingen. Zo blijft de administratie behapbaar.
Download ter inspiratie het voorbeeld voor het vragen van schriftelijke toestemming (volgens het oranje vak) via het downloadcentrum: toestemmingsformulier eenmalig extern gebruik beeltenis.
Hier lees je meer informatie over de quitclaim (zoals bedoeld in het rode vak).