Moet onze organisatie een kopie van VOG's van medewerkers bewaren voor een audit?
Toelichting
Veel organisaties bewaren een kopie van de VOG's van medewerkers zodat ze tijdens een audit kunnen aantonen dat er is gecontroleerd of een vereiste VOG aan de werknemer is verstrekt.
Antwoord
Het is niet aan te raden een kopie-VOG te bewaren. De kopie is niet rechtsgeldig en bovendien is de verklaring strikt persoonlijk. Dat is ook de reden waarom de medewerker deze persoonlijk, fysiek krijgt thuisgestuurd (en zelf kan kiezen of het een digitale VOG mag zijn), ook al betaal je als organisatie meestal voor de VOG. Verder past het bewaren van een kopie niet bij het uitgangspunt van dataminimalisatie van de AVG.
De werkgever heeft alleen de taak om de VOG op echtheid te controleren. Bij een audit draait het niet om de VOG zelf, maar om het proces waarmee je aantoont dat je de controle daadwerkelijk hebt uitgevoerd.
Tips voor je eigen proces
Het is belangrijk dat je een goed proces hebt ingericht waarbij je registreert dat iemand de benodigde VOG heeft getoond, bijvoorbeeld in een register met naam medewerker of vrijwilliger, nummer van het document, datum van controle, naam van de medewerker die de VOG heeft gecontroleerd, bijvoorbeeld zo:
| Naam persoon VOG | Nummer van VOG | Datum origineel gezien en echtheid gecontroleerd | Naam medewerker die de controle heeft gedaan |
| Pietje Puk | 56791322 | 13 mei 2025 | A. Schmidt, medewerker HR |
Bewaar je toch een kopie, zet er dan een controledatum op met de hand, inclusief handtekening en de tekst 'echtheid gezien' (of 'gevalideerd' in geval van een digitale variant).
NB VOG's verouderen. Bepaal daarom ook hoe vaak een nieuwe controle nodig is.
Interessante links
- Moet een originele VOG overgelegd worden of mag het ook een kopie zijn? - Onderwijsinspectie
- Informatiepagina digitale VOG - Overheid (aan betrokkene)
- Afbeelding proces 'Hoe ontvang ik mijn VOG'?