Moet onze organisatie een kopie van VOG's van medewerkers bewaren voor een audit?

Veel organisaties bewaren een kopie van de VOG's van medewerkers zodat ze tijdens een audit kunnen aantonen dat er is gecontroleerd of een vereiste VOG aan de werknemer is verstrekt. Het is alleen niet aan te raden een kopie-VOG te bewaren. In de eerste plaats is die kopie niet rechtsgeldig en in tweede plaats is deze verklaring strikt persoonlijk. Dat is ook de reden waarom de medewerker deze persoonlijk, fysiek krijgt thuisgestuurd (en zelf kan kiezen of het een digitale VOG mag zijn), ook al betaal je als organisatie meestal voor de VOG. Ten slotte past het bewaren van een kopie niet bij het uitgangspunt van dataminimalisatie van de AVG.

De werkgever heeft alleen de taak om de VOG op echtheid te controleren. Bij een audit draait het niet om de VOG zelf, maar om het proces waarmee je aantoont dat je de controle daadwerkelijk hebt uitgevoerd.

Hoe ga je dan om met de VOG als werkgever?

Het is belangrijk dat je een goed proces hebt ingericht waarbij je registreert dat iemand de benodigde VOG heeft getoond, bijvoorbeeld in een register met naam medewerker of vrijwilliger, nummer van het document, datum van controle, naam van de medewerker die de VOG heeft gecontroleerd, bijvoorbeeld zo:

Bewaar je toch een kopie, zet er dan een controledatum op met de hand, inclusief handtekening en de tekst 'echtheid gezien' (of 'gevalideerd' in geval van een digitale variant). 

NB VOG's verouderen. Bepaal daarom ook hoe vaak een nieuwe controle nodig is.

Naslag:

• Moet een originele VOG overgelegd worden of mag het ook een kopie zijn? - Onderwijsinspectie
• Informatiepagina digitale VOG - Overheid (aan betrokkene)
• Afbeelding proces 'Hoe ontvang ik mijn VOG'?