Moet je altijd schriftelijk om toestemming voor beeldmateriaal vragen, of mag dat ook mondeling?

Dit hangt erg af van de afspraken binnen de onderwijsinstelling. De vuistregel is dat toestemming aantoonbaar moet zijn. Als je een goed proces inricht en je aan de afspraken houdt, dan kan dat in principe ook mondeling zijn*. Dat is niet altijd verstandig, maar in sommige situaties kan het een goede oplossing zijn. Overleg altijd met je privacy officer.

Toestemming vragen kan bijvoorbeeld zo:

geen toestemming nodig
eenmalig gebruik (intern en extern)
niet intrekbaar
--> zoals overzichtsfoto's van evenement, niet snel herkenbaar

(mondelinge) toestemming nodig*
eenmalig gebruik (intern)
intrekbaar
--> zoals portaal, digitale nieuwsbrief

(schriftelijke) toestemming nodig
eenmalig gebruik (extern)
intrekbaar
--> zoals een digitaal magazine, sociale media, Facebook

quitclaim nodig
langdurig gebruik (intern en extern)
niet intrekbaar
--> zoals lesmateriaal, marketingcampagne, billboard, etc.

Schriftelijke toestemming kun je bijvoorbeeld per e-mail of Teams-chat vragen.

Quitclaim

Wil je beeldmateriaal van studenten gebruiken in bijvoorbeeld lesmateriaal of marketingcampagnes, dan werk je met een quitclaim. Daarmee doen studenten afstand van hun rechten en voorkom je dat een marketingcampagne niet kan doorgaan. Check bij je afdeling Marketing & Communicatie of je privacy officer hoe jouw organisatie hiermee omgaat.

*De mogelijkheden voor het werken met mondelinge toestemming hangen sterk samen met de beleidskeuzes van de school. Toestemming moet aantoonbaar zijn, maar wellicht kan dat ook mondeling zijn mits je daarvoor goede werkprocessen/afspraken hebt.