Toestemming vragen betekent dat je een paar dingen moet uitleggen, zodat de ander goed geïnformeerd en vrij kan beslissen 'ja' of 'nee'. Daarvoor moet je aangeven wat het doel is van de foto, wie deze te zien krijgen en met welk doel. Praktisch kun je voor eenmalige gebruik gewoon vooraf uitleggen waarom foto's gemaakt worden, toestemming vragen en benadrukken dat iedereen zich vrij mag voelen om te kunnen weigeren. Je houdt rekening met wil niet op de foto wil en zo hoef je niet de toestemming schriftelijk bij te houden (check altijd wat het beleid van je organisatie hierover zegt).
Voor gebruik bij evenementen/gebeurtenissen (bijvoorbeeld voor de diploma-uitreiking) kun je vooraf in een brief uitleggen dat je iets met de foto’s van de studenten wilt doen. Je geeft aan welke foto’s je daarvoor wilt gaat gebruiken, dat de student de mogelijkheid heeft om de foto die je gaat gebruiken kan bekijken of dat ze zelf een foto mogen aanleveren. De betrokkene kan zo zelf vrij een eigen keuze maken.
In sommige situaties kun je bijvoorbeeld via e-mail of een Teams-chat toestemming vragen.
Voor gebruik bij meerdere of grote publicaties (opname in een beeldbank, posters, bedrukking van trams of andere reclame-uitingen) gebruik je het beste een zogenaamde quitclaim. Vaak heeft de marketingafdeling van je organisatie daar een template voor.