Casus Quitclaim
Een onderwijsinstelling is bezig met het opstellen van een quitclaim. De vraag is hoe specifiek zij moeten zijn over het doel van de quitclaim.
“We vragen studenten of ze het goed vinden dat wij als onderwijsinstelling beelden van hen gebruiken voor marketingdoeleinden. Het gaat bijvoorbeeld om beelden van voorstellingen. Die worden zowel online als offline ingezet. De studenten hebben volledige vrijheid om de quitclaim wel of niet te ondertekenen. Willen ze die niet ondertekenen, dan gebruikt de marketingafdeling de beelden dus niet. De quitclaim wordt vooraf ondertekend, dus nog voordat er beelden zijn gemaakt. Waar we intern over discussiëren, is hoe specifiek we moeten zijn over de doelen van de beelden. Vaak weet de marketingafdeling nog niet wanneer ze welke beelden willen inzetten.”
Antwoord
De quitclaim volgens het voorbeeld is niet concreet genoeg. Het moet heel duidelijk zijn voor welke foto of video de quitclaim geldt en voor welk doel het materiaal wordt gebruikt. Wees dus zo concreet mogelijk. Dat is ook belangrijk in verband met de eisen rondom transparantie. Een voorbeeld van deze specificatie:
- een foto of video van jou maakt op <<vermeld datum/periode>> tijdens <<gelegenheid>>
- <<organisatie>> wordt de eigenaar van dit beeldmateriaal
- jij doet afstand van je zeggenschap over dit beeldmateriaal, maar
- <<organisatie>> gebruikt het beeldmateriaal precies zoals met jou is afgesproken en niet anders
- deze afspraken zijn:
- de opname wordt gebruikt voor <<hoe en waar>>
- de opnamen wordt gebruikt tot <<vervaldatum/veroudering>>
- overige spelregels/juridische bepalingen
Zorg ervoor dat alle spelregels en juridische bepalingen duidelijk leesbaar zijn of legt ze aanvullend uit in een 'populaire versie'. Verder is het aan te raden, maar niet verplicht, om een tweede toestemmingsmoment in te bouwen. Zoals deze passage:
"Voordat beeld- en tekstmateriaal definitief wordt gepubliceerd, krijgt ondergetekende inzage in dit materiaal en vragen we opnieuw toestemming om het materiaal te gebruiken.”
Het antwoord op deze pagina is deels gebaseerd op een advies van ICTRecht aan MBO Digitaal.