Hoe ga ik om met bewijsstukken zoals een diagnose of medische verklaring?

Toelichting

Sommige studenten hebben recht op extra hulp en ondersteuning bij hun studie. Er moet wel een zorgvuldig proces worden gevolgd om vast te stellen of de student daadwerkelijk recht heeft op bijvoorbeeld extra tijd bij een examen.Bijvoorbeeld bij iemand met AD(H)D moet je dan de diagnose controleren. Maar je mag er niet zomaar een kopie van bewaren.

Medische verklaringen en diagnoses vallen in de zogenaamde 'categorieën van bijzondere persoonsgegevens'. Het is verboden deze gegevens te verwerken. Hoe kun je nu toch extra faciliteiten toekennen opeen privacyvriendelijke manier én tegelijkertijd bij audits en controles aantonen dat je een zorgvuldig proces hebt gevolgd? De volgende tips helpen je op weg.

Tips voor je interne proces

• Denk aan dataminimalisatie. Een diagnose of medische verklaring bewaren betekent dat je bijzondere persoonsgegevens gaat verwerken en dat mag niet als daar geen uitzondering voor is gemaakt in de AVG/(U)AVG.
  Bedenk dat het doel is om vast te stellen of je bepaalde faciliteiten kunt toekennen, zoals meer tijd bij een examen. Bij voorkeur vraag je geen kopie van dit soort gegevens uit, maar controleer je alleen dat die diagnose er is: door die te laten te tonen in persoon. 
  Vaak is er onduidelijkheid over wat je precies moet bewaren voor een audit of controle, maar b.v. een Onderwijsinspectie mag een diagnose niet inzien, maar moet wel kunnen controleren of een gevolg ervan (op basis van de beoordeling) volgens een correct proces is uitgevoerd en terecht is. Stel het proces dus centraal en kijk hoe je dat zo goed mogelijk kunt borgen.
• Met een kopie kan gerommeld zijn en de kopie heeft niet zoveel bewijskracht. Laat je bewijsstukken wel insturen/uploaden, zorg dan voor een proces waarbij je de juistheid van die kopie kunt vaststellen. Het is ook aan te raden om de kopie zo snel mogelijk te vernietigen na de eigen beoordeling. Bewaar alleen het eigen assessment dat op die beoordeling volgt. Met een procesbeschrijving en het assessment als bewijsmateriaal kun je bij audits en controles laten zien hoe je hebt vastgesteld welke faciliteiten moesten worden toegekend.
• Bedenk dat toegekende faciliteiten verouderen, het is daarom aan te raden een geldigheidsduur van de toegekende faciliteit in te stellen zodat ze ook op het juiste moment worden vernieuwd (of zodat ze daadwerkelijk verlopen). Die toekenning moet doorwerken in het toets- en examenproces als het gaat om hulpmiddelen die ook daar worden gebruikt
• Zorg ervoor dat de gebruikte applicatie de gegevens geautomatiseerd tijdig verwijdert.