FAQ voor leraren/docenten en begeleiders

Ja, maar niet zonder meer. Meestal heb je daar toestemming voor nodig. Zie de gerelateerde vragen hierna.

Ja, dat mag als dag nodig is zodat begeleiders de studenten kunnen herkennen/identificeren. Vergelijk dit bijvoorbeeld met de aanwezigheidsregistratie; ook daarvoor moet je de personen kunnen identificeren. Vertel dit wel aan de studenten van tevoren, zodat het niet als een verrassing komt. Maak afspraken met de begeleiders dat ze het geprinte materiaal met de foto's na gebruik inleveren of vernietigen.

Dit hangt erg af van de afspraken binnen de onderwijsinstelling. De vuistregel is dat toestemming aantoonbaar moet zijn. Als je een goed proces inricht en je aan de afspraken houdt, dan kan dat in principe ook mondeling zijn*. Dat is niet altijd verstandig, maar in sommige situaties kan het een goede oplossing zijn.

Dat kan bijvoorbeeld zo:

geen toestemming nodig:
eenmalig gebruik (intern en extern)
niet intrekbaar
--> zoals overzichtsfoto's van evenement, niet snel herkenbaar

(mondelinge) toestemming nodig:
eenmalig gebruik (intern)
intrekbaar
--> zoals portaal, nieuwsbrief

(schriftelijke) toestemming nodig:
eenmalig gebruik (extern)
intrekbaar
--> magazine, sociale media, Facebook

quitclaim nodig:
langdurig gebruik (intern en extern)
niet intrekbaar
--> lesmateriaal, marketingcampagne, billboard, etc.

Schriftelijke toestemming kan bijvoorbeeld per e-mail of Teams-chat.

Wil je beeldmateriaal van studenten gebruiken in bijvoorbeeld lesmateriaal of marketingcampagnes, dan werk je met een quitclaim. Daarmee doen studenten afstand van hun rechten en voorkom je dat een marketingcampagne niet kan doorgaan.

Zo houd je het werken met toestemming behapbaar.

*De mogelijkheden voor het werken met mondelinge toestemming hangen sterk samen met de beleidskeuzes van de school. Toestemming moet aantoonbaar zijn, maar wellicht kan dat ook mondeling zijn mits je daarvoor goede werkprocessen/afspraken hebt.

Het is de vraag of je ineens toestemming kunt geven voor alle beeldmateriaal gedurende een schooljaar. Voor ouders ligt dat anders dan voor studenten vanaf het moment dat ze zelf mogen beslissen. Een best practise is situationeel te werken met toestemming en dus per keer vraagt wat de ander wil. Soms kan het mondeling.*

Het is overigens niet altijd nodig om toestemming te vragen voor het maken van beelden, maar het is wel goed om zoveel mogelijk rekening te houden met de wensen van anderen.

*De mogelijkheden voor het werken met mondelinge toestemming hangen sterk samen met de beleidskeuzes van de school. Toestemming moet aantoonbaar zijn, maar wellicht kan dat ook mondeling zijn mits je daarvoor goede werkprocessen/afspraken hebt, zie de vraag hiervoor.

Toestemming vragen betekent dat je een paar dingen moet uitleggen, zodat de ander goed geïnformeerd en vrij kan beslissen 'ja' of 'nee'. Daarvoor moet jet aangeven wat het doel is van de foto, wie deze te zien krijgen en met welk doel. Praktisch kun je voor eenmalige gebruik gewoon vooraf uitleggen waarom foto's gemaakt worden, toestemming vragen en benadrukken dat iedereen zich vrij mag voelen om te kunnen weigeren. Je houdt rekening met wil niet op de foto wil en zo hoef je niet de toestemming schriftelijk bij te houden (check altijd wat het beleid van je organisatie hierover zegt).

Voor gebruik bij evenementen/gebeurtenissen (bijvoorbeeld voor de diploma-uitreiking) kun je vooraf in een brief uitleggen dat je iets met de foto’s van de studenten wilt doen. Je geeft aan welke foto’s je daarvoor wilt gaat gebruiken, dat de student de mogelijkheid heeft om de foto die je gaat gebruiken kan bekijken of dat ze zelf een foto mogen aanleveren. De betrokkene kan zo zelf vrij een eigen keuze maken.

Voor gebruik bij meerdere of grote publicaties (opname in een beeldbank, posters, bedrukking van trams of andere reclame-uitingen) gebruik je het beste een zogenaamde quitclaim. Vaak heeft de marketingafdeling van je organisatie daar een template voor.

Nee. Een burgerservicenummer (BSN) mag je organisatie uitsluitend gebruiken in communicatie met de overheid. Het is niet toegestaan om het om een andere manier te gebruiken. Een bewindvoerder kun je altijd doorverwijzen naar het Bewindvoeringsloket van DUO. Een instelling hoeft geen informatie met een bewindvoerder te delen, tenzij een student daar toestemming voor geeft.

Met een leerplichtambtenaar deel je gegevens die nodig zijn voor de wettelijke taak. Een mbo/roc is verplicht om aan deze verzoeken mee te werken. Laat de leerplichtambtenaar wel altijd een schriftelijk verzoek doen (e-mail is voldoende), zodat je zeker weet dat je te maken hebt met de officiële leerplichtambtenaar.

NB Een leerplichtambtenaar heeft toegang tot het verzuimloket van DUO en kan daar ook al een deel van de benodigde informatie vinden.

De volgende persoonsgegevens mogen met de leerplichtambtenaar worden gedeeld:
 
- naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de leerplichtige;

- een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a. (BSN uitsluitend als dat vereist is voor de specifieke situatie)

- geboorteplaats (niet land)

- gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van de leerplichtige

- gegevens met betrekking tot de inschrijving of afschrijving van de leerplichtige

- gegevens over het schoolverloop, het schoolverzuim en van het beroep op een vrijstelling van de leerplicht

- andere gegevens waarvan de verwerking is vereist vanwege de Leerplichtwet 1969 of een andere wet, zie hieronder

Persoonsgebonden nummer student
Begindatum verzuim
Einddatum verzuim
Vermoedelijke soort verzuim
Vermoedelijke reden verzuim
Alle lessen gemist
Door school ondernomen actie
Actie door gemeente gewenst
Toelichting als antwoord op vorige vraag: nee
Naam leslocatie
Gegevens melder:
Naam, functie, telefoonnummer, e-mail
Telefoonnummer ouder of student/deelnemer
Afwijkend adres student:
Straat, huisnummer/toevoeging
Postcode, plaats, locatieaanduiding
Locatie aanduiding
Verzuimspecificatie:
Verzuimdagen
Verzuimuren
 
Let op: bijzondere (gevoelige) persoonsgegevens alléén delen als dat noodzakelijk is voor de achtergrond van het relatief verzuim

Een onderwijsinstelling mag het DDD van Intergrip alleen gebruiken als de student daarvoor toestemming heeft gegeven. De onderwijsinstelling heeft daarvoor een verwerkersovereenkomst met Intergrip afgesloten waarin afspraken staan over hoe Intergrip met de persoonsgegevens in het DDD omgaat.

Geef nooit zonder overleg met de bedrijfsjurist informatie aan de politie. Bespreek samen met de jurist en eventueel de privacy officer wat de beste manier is om de politie te beantwoorden.

Als de politie op locatie komt:
- laat de politiefunctionaris zichzelf legitimeren met een politie-ID
- noteer de naam/namen, grip-nummer(s) en van welk bureau men afkomstig is
- de politie laat een schriftelijke vordering zien

Bij telefonisch contact: geef nooit telefonisch informatie door, tenzij je er helemaal zeker van bent dat het telefoontje écht van de politie komt. Bedenk dat je met het geven van een 'ja' of een 'nee' op een vraag ook informatie verstrekt.

Jeugdzorg werkt o.a. met gedragcodes en er zijn wettelijke regelingen voor de taken van Jeugdzorg. In principe is uitwisseling van gegevens in sommige gevallen gewenst en toegestaan. Probeer feitelijke informatie te geven en geen interpretaties.

Zorg ervoor dat je steeds toetst of aan de voorwaarden is voldaan. Heb je iemand aan de telefoon die zegt namens Jeugdzorg te bellen, geef dan nooit zomaar informatie. Je moet zeker weten dat de persoon die belt, daadwerkelijk degene is zoals de persoon zich voorstelt. Geef alleen informatie als je zeker bent dat het deze persoon is.

Overleg eventueel met de privacy officer van je instelling wat je moet doen.

Dat mag alleen als de student (of ouders/wettelijk vertegenwoordigers) daarvoor vrijelijk (zonder druk) toestemming geeft. In de ideale situatie regelt de student dit zelf.

Tot 16 jaar - Ouders hebben recht op inzage in alle gegevens van de student.
De meeste ouders willen graag op de hoogte gehouden worden van de voortgang en/of aan- en afwezigheid van de student. Onderwijsinstellingen hebben een zorg- en inspanningsverplichting en informatieplicht aan ouders, zolang de student minderjarig is. Ouders houden ook recht op informatie zolang zij de financiële verantwoordelijkheid dragen voor de opleiding tot de startkwalificatie is behaald.

In het kader van de AVG kan iedereen vanaf 16 jaar tot een bepaalde mate zelfstandig beslissen en toestemming verlenen over privacy-gerelateerde zaken. Datzelfde geldt bijvoorbeeld voor beslissingen die samenhangen met hun gezondheid, zoals geregeld in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, de WGBO. Dat betekent dat in die gevallen toestemming van ouders/wettelijk vertegenwoordigers niet meer nodig is. Zolang een student geen startkwalificatie heeft, houden zij echter recht op informatie over de studievoortgang, maar dat kan meer in algemene bewoordingen en minder gedetailleerd. Medische informatie wordt niet gedeeld. Bij voorkeur laat je de student zelf beslissen welke informatie wordt gedeeld. Spreek in algemene bewoordingen over de voortgang en aan- en afwezigheid, tenzij de resultaten of het verzuim een zorgwekkend beeld vertonen. De student maakt onderdeel uit van de gesprekken. Je nodigt ouders uit voor ouderavonden.

Iedereen van 18 jaar en ouder is in beginsel volgens de wet meerderjarig en handelingsbekwaam. Dit betekent dat iemand van die leeftijd zelfstandig handelingen met rechtsgevolgen kan verrichten. Vanaf dat moment deel je standaard geen informatie meer met de ouders/wettelijk vertegenwoordigers, tenzij de student daar vrijelijk (zonder druk) toestemming voor geeft.

Dit mag niet zonder meer, je moet daarvoor het proces volgen dat de onderwijsinstelling daarvoor heeft vastgesteld. Dat moet een eenduidig en veilig proces zijn op basis waarvan iedereen die daartoe gerechtigd is op het juiste moment die informatie kan zien. Meestal wordt zo'n indicatie in een speciale, goed beveiligde applicatie opgeslagen.
Docenten hebben die informatie uiteraard nodig om hun lessen goed af te stemmen op hun studenten. De informatie kan bijvoorbeeld ook nodig zijn voor een examen, zodat er extra tijd kan worden toegekend of zodat het duidelijk is dat een student een bepaald hulpmiddel mag gebruiken.

Nee, dat mag niet omdat je daarmee zonder toestemming cijfers van een student met de rest van de klas deelt. Die toestemming kun je ook niet vragen, omdat een student dan niet makkelijk 'nee' kan zeggen vanwege de machtsverhouding. Cijfers deel je dus altijd via het systeem dat je onderwijsinstelling daarvoor ter beschikking stelt.

Nee. Je loopt daarmee namelijk het risico dat je een dienst hebt gekozen waarvoor afspraken nodig zijn tussen jouw organisatie en de aanbieder. Je gebruikt dus altijd de faciliteiten die jouw organisatie je biedt. Dan weet je zeker dat zowel de beveiliging als de bescherming van de persoonsgegevens (inclusief eeen eventueel benodigde verwerkersovereenkomst) goed is geregeld. Heb je een bepaalde functionaliteit nodig, vraag dit dan aan.