Privacy bingokaart: houvast voor jouw organisatie bij AVG-compliance
Als privacyprofessional weet je hoe uitdagend het kan zijn om privacybewustzijn en naleving van de AVG te waarborgen binnen een organisatie. Medewerkers hebben vaak goede intenties, maar missen soms de kennis of structuur om persoonsgegevens correct te verwerken. De privacy bingokaart is een praktisch hulpmiddel: een helder en toegankelijk instrument dat jouw collega’s stap voor stap begeleidt bij hun privacytaken.
Wat is de privacy bingokaart?
De privacy bingokaart is ontwikkeld door het privacyteam van SURF om medewerkers op een toegankelijke manier te ondersteunen bij het naleven van de privacywetgeving. Het model is gebaseerd op een vijfstappenproces en geeft medewerkers houvast in een breed scala aan situaties: van eenvoudige gegevensverwerkingen tot complexe projecten met gevoelige persoonsgegevens.
Met de bingokaart kunnen zij:
- Beter begrijpen welke stappen essentieel zijn voor AVG-compliance.
- Eenvoudig inschatten welke acties specifiek voor hun project nodig zijn.
- Zelfverzekerd en zelfstandig aan de slag, zonder dat ze direct afhaken bij ingewikkelde regelgeving.
Waarom is de bingokaart waardevol voor jou als privacyprofessional?
Als privacyprofessional vervul je een cruciale rol als adviseur en ondersteuner binnen jouw organisatie. Je helpt medewerkers de juiste keuzes te maken en risico’s te beheersen, maar jouw tijd is beperkt. De privacy bingokaart biedt een structuur waarmee medewerkers zelfstandig kunnen werken, terwijl jij fungeert als sparringpartner en toezichthouder.
Dit hulpmiddel biedt jou de volgende voordelen:
- Vermindert werkdruk: Door medewerkers een praktische en toegankelijke leidraad te bieden, hoeven zij minder vaak direct jouw hulp in te roepen
- Voorkomt fouten en risico’s: Het gestructureerde karakter van de bingokaart helpt om potentiële problemen vroegtijdig te signaleren en aan te pakken.
- Versterkt privacybewustzijn: Het gebruik van de bingokaart bevordert de zelfredzaamheid en het bewustzijn rondom privacy binnen de organisatie.
Kortom, de privacy bingokaart ondersteunt niet alleen jouw werk, maar draagt ook bij aan een sterker privacybeleid binnen jouw onderwijsinstelling.
Hoe werkt de privacy bingokaart?
De privacy bingokaart is gebaseerd op een overzichtelijke flowchart met vijf stappen die telkens opnieuw worden doorlopen bij de verwerking van persoonsgegevens:
- Wat gaan we doen?
Beschrijf het doel en bepaal of en welke persoonsgegevens nodig zijn. - Weet wat de risico’s zijn.
Voer een risicoanalyse uit, beveilig persoonsgegevens passend en bepaal of een DPIA nodig is. - Weet wie je betrekt.
Maak afspraken met betrokkenen, zoals leveranciers en collega’s, en sluit verwerkersovereenkomsten. - Informeer en wees transparant.
Stel een privacyverklaring op en zorg dat betrokkenen begrijpen wat er met hun gegevens gebeurt. - Borg en hou wijzigingen bij.
Werk het verwerkingsregister bij en zorg voor periodieke reviews.
Bij al deze stappen worden de principes van privacy by design en privacy by default toegepast. De bingokaart is daarnaast aangevuld met twee overstijgende onderdelen:
- Samenwerken met een Privacy Officer of Coördinator: Medewerkers worden aangemoedigd om in een vroeg stadium advies in te winnen. Dit helpt om complexe vraagstukken te verduidelijken en voorkomt fouten.
- Privacy by design en by default. Dit is integraal verweven in elke stap van het proces.
Hoe pas je de bingokaart toe in jouw organisatie?
De privacy bingokaart is ontworpen met flexibiliteit in gedachten. Medewerkers kunnen de kaart gebruiken om snel in te schatten welke acties nodig zijn en waar ze extra hulp kunnen inschakelen. Voor jou als privacyprofessional biedt dit de mogelijkheid om de kaart te personaliseren voor jouw organisatie. Voeg specifieke onderdelen toe die aansluiten bij jouw processen of verwijder onderdelen die niet relevant zijn.
Een extra voordeel: de bingokaart is volledig doorklikbaar, met extra informatie per stap en directe koppelingen naar relevante tools en sjablonen. Dit maakt het niet alleen overzichtelijk, maar ook praktisch in gebruik.
Een uitnodiging om de privacy bingokaart te gebruiken
De privacy bingokaart is niet zomaar een hulpmiddel; het is een middel om jouw medewerkers sterker te maken in hun rol. Het biedt hen de structuur en kennis die nodig zijn om zorgvuldig en zelfverzekerd met persoonsgegevens om te gaan. Voor jou als privacyprofessional betekent dit minder operationele vragen en meer focus op strategisch privacybeleid.
Het is belangrijk om te benadrukken dat de privacy bingokaart niet bedoeld is om letterlijk alle vakjes in te vullen, zoals bij een traditionele bingo. Het uiterlijk van de kaart is bewust gekozen om het overzichtelijk en toegankelijk te maken, maar het doel is om relevante onderdelen te selecteren die aansluiten bij de specifieke verwerking. De bingokaart dient dus als een flexibel hulpmiddel dat ruimte biedt voor maatwerk en prioritering, afhankelijk van de situatie.
Download de bingokaart door op onderstaande afbeelding te klikken.
