Wat is een best practise voor het vastleggen van toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal met iemand herkenbaar in beeld?

Gedurende een schooljaar is er een veelvoud aan activiteiten en evenementen waarbij foto’s en filmpjes worden gemaakt (door medewerkers, fotografen en andere natuurlijke personen). Binnen de AVG is geregeld dat een organisatie voor het gebruik van foto’s en video’s een wettelijke grondslag nodig heeft, zoals uitvoering van een overeenkomst met of toestemming van de betrokkenen die herkenbaar in beeld zijn.

De wet vereist dat de toestemming aantoonbaar is, waardoor schriftelijk vastleggen juridisch gezien wenselijk is.  Maar in sommige situaties werkt het vragen om schriftelijke toestemming belemmerend of het is zelfs onwerkbaar door in verhouding buitensporige administratie, terwijl je wel graag beeldmateriaal wilt hebben voor onder meer interne communicatie en externe promotie.

De volgende werkwijze kan uitkomst bieden, mits jouw organisatie met mondelinge toestemming wil werken. Je gaat pas schriftelijk toestemming vragen bij externe uitingen, zodat het behapbaar blijft.

Download ter inspiratie het voorbeeld voor het vragen van schriftelijke toestemming via het downloadcentrum: toestemmingsformulier eenmalig extern gebruik beeltenis.