Moet je altijd schriftelijk om toestemming voor beeldmateriaal vragen, of mag dat ook mondeling?

Antwoord

Of je ook met mondelinge toestemming kan werken, hangt erg af van de afspraken binnen de onderwijsinstelling. De vuistregel is: toestemming moet aantoonbaar zijn. Maar als je een goed proces inricht en je aan de afspraken houdt, dan hoeft dat niet per se schriftelijk.

Werken met mondeline toestemming is niet altijd verstandig, maar in sommige situaties kan het een goede oplossing zijn. Schriftelijke toestemming kun je bijvoorbeeld per e-mail of Teams-chat vragen. Overleg altijd met je privacyteam.

Tips voor je interne proces

Met toestemming voor beeldmateriaal kun je op vier manieren omgaan:

A - geen toestemming nodig

• bij eenmalig gebruik (intern en extern)
• de toestemming is niet intrekbaar
• voorbeelden: overzichtsfoto's van evenement, niet herkenbaar

B - (mondelinge) toestemming nodig*

• bij eenmalig gebruik (intern)
• de toestemming is intrekbaar
• voorbeelden: zoals nieuwsportaal, digitale nieuwsbrief

C - (schriftelijke) toestemming nodig

• bij eenmalig gebruik (extern)
• de toestemming is intrekbaar
• -voorbeelden: een digitaal (extern) magazine, sociale media, Facebook

D - quitclaim nodig

• bij langdurig gebruik (intern en extern)
• de toestemming is niet intrekbaar
• voorbeelden: lesmateriaal, marketingcampagne, billboard, etc.

Quitclaim

Wil je beeldmateriaal van studenten gebruiken in bijvoorbeeld lesmateriaal of marketingcampagnes, dan werk je met een quitclaim. Daarmee doen studenten afstand van hun rechten en voorkom je dat een marketingcampagne niet kan doorgaan. Check bij je afdeling Marketing & Communicatie of je privacy officer hoe jouw organisatie hiermee omgaat.

* De mogelijkheden voor het werken met mondelinge toestemming hangen sterk samen met de beleidskeuzes van de school. Toestemming moet aantoonbaar zijn, maar wellicht kan dat ook mondeling zijn mits je daarvoor goede werkprocessen/afspraken hebt.